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Mit diesem Artikel erhalten Sie eine umfassende Anleitung für den Druck und den Versand Ihrer Spendenmailings.

Als Spezialist für die Aktionen von NPOs und NGOs sind wir von Klartext in der Lage, Ihre Spendenbriefe nachhaltig, sicher und schnell zu produzieren.

In unserem modernen Gebäude legen wir viel Wert auf eine umweltschonende Produktion. Ökostrom, Wärmerückgewinnung, klimaneutrales Gas, eine klimaneutrale EDV und der klimaneutrale Versand mit unseren Logistik-Partnern sind uns genauso wichtig wie der Druck mit ökologischen Farben und Recyclingmaterialien. Uns ist wichtig, dass auch die Generationen nach uns eine lebenswerte Zukunft haben.

Zusätzlich sind wir sozial in der Region engagiert.

Mit dem Sponsoring von Kultur, Sport, Schulen und sozialen Projekten leisten wir einen Beitrag für unseren Standort. Die Ausbildung von unserem Nachwuchs und die Wiedereingliederung von sozial benachteiligten Menschen in ein Arbeitsverhältnis gehören ebenfalls zu unserem Selbstverständnis. 

So können Sie sicher sein, dass Ihre Projekte nachhaltig und sozial produziert werden.

Worauf müssen Sie bei Druck und Versand Ihres Spendenbriefes achten?

Am besten, Sie gehen Schritt für Schritt nach diesen neun Punkten vor:

  1. Datenschutz
  2. Vorbereitung
  3. Daten
  4. Briefumschlag
  5. Anschreiben
  6. Überweisungsträger
  7. weitere Inhaltsteile
  8. Kuvertierung
  9. Postauflieferung

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Doch zunächst klären wir, wie ein Spendenmailing aufgebaut sein sollte.

Der klassische Spendenbrief

Stellen sie sich Ihr Spendenmailing wie ein Gespräch vor. Sie stellen sich kurz vor und sagen, worum es geht und was wichtig ist. Danach erzählen Sie ausführlich über die Inhalte Ihrer Arbeit und die Ziele Ihrer Aktionen. Und zum Schluss bitten Sie die Empfänger um eine Spende, damit Ihr Projekt finanziert werden kann.

Diese einzelnen Elemente finden sich auch in Ihrem Spendenbrief wieder. Das Anschreiben ist der Gesprächsbeginn. Ein Faltblatt mit Informationen zu Ihrer Aktion ist die ausführliche Erklärung, was Ihre Aktion bewirken soll und warum es für die Empfänger wichtig ist, dafür zu spenden. Der Überweisungsträger signalisiert den Empfängern, dass Sie sich eine Spende wünschen. Dieser Teil Ihres Spendenbriefs wird auch Call-to-Action genannt.

Ein besonderer Fall ist die Bitte um eine Fördermitgliedschaft. Das sichert Ihnen über das gesamte Jahr hinweg regelmäßige Einnahmen. Dafür sollten Sie ein separates Formular im Spendenbrief mit verschicken. Da auf diesem Formular sensible Daten wie z.B. die IBAN ausgefüllt werden, sollten sie ebenfalls einen Rückumschlag beilegen.

Wenn alle Elemente aufeinander abgestimmt sind und die Lesekurve beachtet wird, führen Sie Ihre Leser wie ein Komponist durch den Brief bis zur Entscheidung, eine Spende oder Fördermitgliedschaft an Ihre Organisation zu überweisen.

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Gehen wir nun Schritt für Schritt die neun Punkte durch.

Datenschutz

Der Datenschutz ist sowohl für Sie als Inhaber der Adressdaten als auch für uns als Auftragnehmer von besonderer Bedeutung. Grundsätzlich ist derjenige, dem der Empfänger seine Daten anvertraut hat, verantwortlich dafür, was mit diesen passiert. Besonders sensibel sind in diesem Zusammenhang Bankdaten.

Wenn Sie diese Daten an uns als Dienstleister weiter geben, benötigen Sie auf jeden Fall eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung, auch ADV genannt. Da der Gesetzgeber inzwischen enge Regeln für den Datenschutz erlassen hat, sollten Sie diesen Punkt besonders ernst nehmen. Bei Verstößen drohen hohe Bußgelder, die Ihre Organisation unter Umständen in finanzielle Bedrängnis bringen können.

Wir haben einen TÜV-zertifizierten internen Datenschutzbeauftragten, der sich um den korrekten Umgang mit Ihren sensiblen Daten kümmert. Außerdem kann er Ihnen Ihre Fragen rund um dieses wichtige Thema beantworten.

In jedem Fall sollten Sie eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung mit Ihrem Dienstleister abschließen, in der alle Details geregelt sind. Mit dieser Vereinbarung bekommen Sie genaue Angaben darüber, mit welchen Maßnahmen Ihr Dienstleister Ihre Adressdaten schützt und mit welchen Systemen er sie verarbeitet.

Vorbereitung

Ein gut abgestimmter Zeitplan hilft Ihnen bei der Vorbereitung Ihrer Aktion sowie Ihrem Dienstleister, der Ihr Mailing in die Produktionsprozesse einplanen kann.

In diesem Zeitplan sollten Sie folgende Aufgaben und Termine festlegen: 

  • wer liefert bis wann Texte und Bilder
  • Zeit für Gestaltung und Satzarbeiten einplanen
  • Korrekturdurchgänge
  • Selektion Ihrer Adressdaten
  • Premiumadress und evtl. ID festlegen
  • Termin zur Übergabe der Adressdaten an Ihren Lettershop
  • Termin zur Übergabe der Druckvorlagen
  • Termin zur Postauflieferung
  • Rücklaufbearbeitung
  • Auswertung Ihrer Aktion

Zur Vorbereitung gehört ebenfalls, sich Gedanken über die Zielsetzung des Mailings zu machen. Wollen Sie Spenden generieren? Oder wollen Sie regelmäßige Förderer gewinnen?

Je nach Ziel wird Ihr Mailing eine andere Gestaltung und Aussage im Text haben.

Auch die Zielgruppe des Mailings hat Auswirkungen auf Text und Gestaltung. Spender, Förderer sowie Personen, die aktionsbezogene Interessen haben, sollten unterschiedlich angesprochen werden.

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Außerdem hat die Auswahl der Zielgruppe direkten Einfluss auf die Adress-Selektion in Ihrer Datenbank. Je gezielter diese gemacht wird, desto geringer sind die Streuverluste und damit auch die Kosten pro Spender. 

Zur Vorbereitung gehört ebenfalls, genug Zeit für die Rücklaufbearbeitung der Aktion einzuplanen. Wenn sie einen Vertrag mit der Deutschen Post über Premiumadress haben, bekommen Sie Ihre Rückläufer als Datei zurück. Das ist auch ratsam, denn so halten Sie Ihren Spender-Pool immer auf dem aktuellsten Stand. Durch Umzug, Firmenschließungen und auch Tod ändern sich bis zu 10% der Adressen in Ihrem Adress-Pool innerhalb eines Jahres.

Ein letzter wichtiger Punkt der Vorbereitung ist die Planung der Auswertung Ihrer Aktion. Wie viele Spenden sind aufgrund Ihres Mailings eingegangen? Wie viele Spenden pro Spendergruppe? Je feiner Sie das Spendenverhalten auswerten können, desto genauer werden Sie die Selektion der Adressdaten bei zukünftigen Spendenbriefen vornehmen können.

Adress-Daten

Bei Klartext können wir alle gängigen Formate aus den verschiedensten Datenbanken verarbeiten. Eine eigene IT-Abteilung sorgt bei uns dafür, dass alle Daten sicher bei uns ankommen und korrekt bearbeitet werden.

Achten Sie beim Versand Ihrer Adressdaten an Ihren Dienstleister darauf, dass dieser eine sichere Übermittlung anbietet. Die Regeln zum Datenschutz sind hier eindeutig.

Gängige Verfahren sind die Übertragung per ftp-Server und die Verschlüsselung über PGP. Am besten sogar die Kombination beider Verfahren, denn dann ist der Kreis der Personen, die Ihre Daten sehen und bearbeiten, von vornherein eingeschränkt.

Briefumschlag

Der Briefumschlag ist bei Lettershops in den meisten Fällen eine Kuvertierhülle, da Ihr Spendenbrief in der Regel maschinell kuvertiert wird. Hierfür sind spezielle Hüllen notwendig, die in Kuvertiermaschinen verarbeitet werden können.

Da Non Profit Organisationen gerne Recycling-Papier verwenden, sind wir spezialisiert auf die Verarbeitung dieser Materialen.

Bedrucken können Sie Ihre Briefumschläge in den verschiedensten Farb- und Motiv-Varianten. Ob 1-farbig schwarz mit Text-Teaser, 2-farbig schwarz und mit Sonderfarbe Ihres Logos oder 4-farbig, Ihrer Gestaltungs-Kreativität sind keine Grenzen gesetzt. Außer denen der postalischen Richtlinien.

Denn der Briefumschlag muss zwingend automationsfähig sein, damit Sie das günstigste Porto bekommen. Hierzu bekommen Sie Informationen auf der Seite der Deutschen Post. Ansonsten sprechen Sie uns gerne dazu an.

Anschreiben

Das Anschreiben ist ein wichtiger Teil Ihres Spendenbriefs. Wie vorher beschrieben beginnt dadurch das „Gespräch“ mit Ihren Empfängern.

Entscheiden Sie bei Ihrer Planung, ob das Anschreiben auf Ihrem Briefbogen, einem besonderen Vordruck oder komplett inklusive der Personalisierungen gedruckt werden soll.

Auf Ihrem Briefbogen oder einem kompletten Mailing-Vordruck werden in der Regel die Empfänger-Adresse, die Briefanrede und der Text eingedruckt. Senden Sie eine Unterschrift als Grafik mit, kann auch diese als Bild mit eingedruckt werden.

Je mehr Individualisierungen Sie im Text vornehmen können, desto persönlicher werden die Empfänger angesprochen. So können Sie zum Beispiel Bezug nehmen auf die jeweilige Aktion, bei der sich die Leute in Ihre Datenbank eingetragen haben. Oder Sie machen unterschiedliche Spendenvorschläge. Einzelne Textbausteine können sich ebenfalls unterscheiden. Das sind nur einige Beispiele für Individualisierungen.

Auch Bilder können von Brief zu Brief variieren. Allerdings müssen Sie dafür einen Dienstleister haben, der Ihre Briefe auch digital in Offsetqualität drucken kann. Wir bei Klartext sind technisch besonders für diese Anforderungen ausgestattet. Somit können wir komplette Anschreiben in Offsetqualität inklusive Ihres Briefbogens und allen gewünschten Individualisierungen in einem Durchgang drucken und personalisieren.

Überweisungsträger

Eine Besonderheit sind Spendenmailings, die einen Überweisungsträger im Anschreiben integriert haben. Dieser kann mit einer Perforation aus dem Bogen herausgelöst werden. Diese Variante funktioniert bei verschiedenen Organisationen sehr gut.

Die beiden gängigsten Versionen sind das Format DIN A 4 sowie ein längliches Format (210 x 420 mm), bei dem der Überweisungsträger unten in der Verlängerung des Briefbogens angebracht ist.

Der Vorteil liegt auf der Hand: Die Empfänger sehen sofort, dass sie spenden sollen und der Überweisungsträger kann ohne Mehrkosten individualisiert werden. Das hilft Ihnen anschließend bei der Auswertung Ihrer Aktion, weil die wichtigsten Angaben wie z.B. Ihre Aktionsnummer, die Absenderangaben und Ihre Bankdaten schon vorausgefüllt sind.

Sie können den Ü-Träger auch beilegen. Ganz einfach in dem Format, wie er Ihnen von Ihrer Bank bereitgestellt wird. Achten Sie dabei darauf, dass kein Durchschlag angebracht ist, denn das kann bei verschiedenen Kuvertiermaschinen zu Problemen beim Einzug führen. Auch sollten sie schon vereinzelt sein, also nicht in einer Endlosbahn aneinander befestigt. 

Eine weitere Möglichkeit ist, den Überweisungsträger in ein Fördererformular zu integrieren. So haben Sie beide Versionen in einem Formular untergebracht und die Empfänger können entscheiden, ob sie spenden oder fördern wollen.

Egal wie, in jedem Fall darf der Ü-Träger bei Ihrem Spendenbrief nicht fehlen.

Weitere Inhaltsseiten

Um Ihre Arbeit ausführlicher darzustellen, Ihre Projekte in Bildern zu zeigen und Ihren Empfängern mehr Informationen zu Ihren Zielen zu geben, können Sie Ihrem Spendenbrief ein Faltblatt beilegen. Die modernen Kuvertiermaschinen verarbeiten verschiedene Arten und Mengen von Beilagen automatisiert.

Auch ein Rückumschlag kann automatisch mit eingelegt werden. Wenn Sie also Förderer gewinnen wollen, legen Sie diesen auf jeden Fall bei. Sensible Daten wie Kontoverbindungen und Geburtstage wollen die Menschen nur geschützt weiter geben.

Kuvertierung

Ihre Mailingbestandteile müssen zum Schluss noch in einen Umschlag eingesteckt werden. Dafür gibt es Maschinen, die das automatisiert für Sie erledigen. Eine maschinelle Kuvertierung reduziert die Kosten und erhöht dadurch den Betrag, der für die Arbeit Ihrer Organisation zur Verfügung steht.

Je nach Ausstattung Ihres Dienstleisters können unterschiedlich viele Dokumente und Beilagen maschinell verarbeitet werden.

Beachten sollten Sie auf jeden Fall die Mindestformate. Ohne besondere Beilagenanleger für sehr kleine oder außergewöhnliche Materialien beträgt die Mindestgröße ca. 148x93 mm.

Sprechen Sie am besten alle technischen Details so früh wie möglich mit Ihrem Dienstleister ab. So stellen Sie sicher, dass Ihr Spendenmailing termingerecht und in der gewünschten Qualität versendet wird.

Post-Beförderung

In der Wahl Ihres Postdienstleisters sind Sie inzwischen recht frei. Die Deutsche Post und verschiedene private Zustelldienste übernehmen den Versand Ihres Spendenbriefs.

Wenn Sie jedoch bundesweit verschicken und nicht nur regional, sollten Sie mit der Deutschen Post versenden. Die privaten Dienstleister verteilen in der Regel nur in ihrem eigenen, regionalen Zustellgebiet selbst. Alle anderen Briefe geben sie sowieso der Deutschen Post. Wenn Sie dann Pech haben, werden diese Briefe mit voll bezahltem Porto eingeliefert und nicht zu den günstigeren Möglichkeiten der Dialogpost.

Spendenmailings dürfen bei der Post mit vergünstigtem Porto eingeliefert werden. Das geht bereits ab 500 Exemplaren im bundesweiten Versand. Ab 4000 Exemplaren bekommen Sie das günstigste Porto.

Dabei können Sie Ihr Spendenmailing auch in verschiedene Varianten aufteilen. Wollen Sie beispielsweise verschiedene Layouts, Inhalte oder Texte testen, können Sie diese Möglichkeit nutzen. Auch für verschiedene Empfängergruppen wie Spender, Förderer und sonstige Interessenten können Sie unterschiedliche Inhalte gestalten.

Beachten Sie bei Ihrem Spendenmailing auch die Laufzeiten der Briefe. Gerade bei der Kombination von Briefen mit Online-Maßnahmen, die aufeinander abgestimmt werden sollen, ist dieser Punkt wichtig.

Die Post hat als Qualitätsziel eine Beförderungszeit von E + 4, d.h. Einlieferungstag plus 4 Tage. Allerdings wird diese Laufzeit von der Post nicht garantiert.

Wollen Sie beispielsweise Ihre Briefe am Wochenende in den Briefkästen haben, sollten Sie am Montag oder Dienstag einliefern lassen. Dann sollten die Briefe erfahrungsgemäß zwischen Donnerstag und Samstag ankommen.

Spendenbriefe verschicken

Der Spendenbrief ist nach wie vor eine wichtige Quelle für die Finanzierung von Aktionen und der Arbeit von Non Profits. Deshalb ist es uns bei Klartext auch wichtig, dass Ihre Mailing-Aktion ein voller Erfolg wird.

Verschicken Sie Ihre Spendenmailings nachhaltig, sicher und sozial verträglich mit Klartext. Wir unterstützen Sie gerne schon vor Ihrem Versand. Sprechen sie uns dazu einfach an. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.


Oliver Bornemann

Experte für Spendenmailings

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Steffen Giske

Datenschutzbeauftragter

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