Diese Anleitung dient als Hilfestellung, wenn Sie mit der Erzeugung von druckfähigen PDF-Daten nicht vertraut sind und für die Datenanlage auf Office-Anwendungsprogramme wie Microsoft Word zurückgreifen.

Grundsätzlich sind Office-Programme nicht für die Erzeugung professioneller Druckdaten geeignet, da diese für den professionellen Druck notwendige Spezifikationen nicht enthalten (u.a. CMYK-Farbraum, Anschnitt, Farbprofile). Für die Gestaltung "kleinerer Druckprodukte" mit hohem Textanteil und wenigen Farben und Bildern wie beispielsweise Bachelorarbeiten können Sie, unter Berücksichtig dieser Anleitung, Office-Anwendungen zur Erstellung Ihrer Dokumente verwenden, sofern Ihnen kein professionelles Layoutprogramm (z.B. Adobe InDesign) zur Verfügung steht. Für den Druck Ihrer Drucksachen benötigen wir ein druckfähiges PDF-Dokument von Ihnen. Wie Sie Ihr Office-Dokument in eine druckfähige PDF-Datei verwandeln, beschreiben wir in dieser Anleitung.

Diese Anleitung funktioniert für alle Programme, die über eine Druckfunktion verfügen: Microsoft Word, PowerPoint, Excel, OpenOffice Writer, CAD und viele mehr in PDF konvertieren.

1. Freeware FreePDF herunterladen und installieren

Sie benötigen lediglich einen Druckertreiber, der PDFs erstellt, statt die Daten an Ihren Drucker weiterzugeben. Danach können Sie aus jedem Anwendungsprogramm über die Druckfunktion PDF-Dateien erstellen.

Wir empfehlen das kostenlose FreePDF. Das für die Umwandlung benötigte GhostScript ist ebenfalls Freeware und wird automatisch installiert.

Herunterladen können Sie FreePDF unter: http://freepdfxp.de/xpDownload.html. Nach der Installation erstellt FreePDF einen neuen Drucker mit dem Namen FreePDF, der die Druckaufträge als PDF-Dateien ablegt.


2. PDF erzeugen

Öffnen Sie Ihr Dokument und prüfen Sie das gesamte Dokument. Wählen Sie anschließend im Menü die Funktion Datei » Drucken. Im Druckmenü wählen Sie als Druckernamen FreePDF aus und klicken auf Druckereigenschaften (Abb. 1).

In den Druckeigenschaften wählen Sie nun den Reiter Papier/Qualität und stellen dort die gewünschte Farbigkeit Ihres Dokuments ein: Schwarzweiß oder Farbe (Abb. 2).

Danach gehen Sie im rechten unteren Bereich des Menüfensters auf Erweitert. In diesem Dialogfeld kontrollieren Sie unter Papier/Ausgabe ob die korrekte Papiergröße (Standard: A4, 21x29,7cm) eingestellt ist. Die Anzahl der Exemplare bitte immer bei 1 belassen! Hier geht es noch nicht um Ihre Bestellmenge (Abb. 3).

Unter Grafik stellen Sie die Druckqualität auf 300dpi und bei True-Type-Schriftart wählen Sie Als Softfont in den Drucker laden aus.
Danach bestätigen Sie Ihre Eingaben zweimal mit OK und klicken auf Drucken. Ihr PDF wird nun erstellt (Abb. 4).

Wählen Sie im nun folgenden FreePDF-Dialog unter PDF-Profil: High Quality und geben Sie unter PDF-Dateiname den gewünschten Namen ein (z.B. Mustermann_Mara_Bachelorarbeit_A4_Innenteil). Wenn möglich, halten Sie sich bei Ihrer Dateibenennung an unser Beispiel. Also: Nachname_Vorname_Titel_Format_Innenteil oder Umschlag.

Bitte beachten Sie, dass Sie für Umschlag und Innenteil zwei separate PDFs erstellen müssen.

Abschließend wählen Sie einen Zielordner (Ablegen oder Auf Desktop klicken) und lassen sich das PDF nach der Erstellung automatisch anzeigen, in dem Sie das Häkchen bei PDF öffnen setzen (Abb. 5).

Abbildung 1: Drucker FreePDF auswählen


Abbildung 2: Gewünschte Farbigkeit einstellen


Abbildung 3: Papiergröße auswählen


Abbildung 4: Druckqualität einstellen und Schriften einbetten


Abbildung 5: PDF-Profil auswählen, Datei benennen und speichern


3. Erzeugte PDF-Daten visuell kontrollieren

Nach der Umwandlung Ihres Dokuments in ein korrektes PDF kontrollieren Sie Ihre Drucksachen im kostenlosen Adobe Acrobat Reader (Adobe Acrobat Reader herunterladen) auf den richtigen Stand, fehlende Inhalte und Schriften.


Jetzt ist Ihre Datei korrekt umgewandelt. Sie können Ihre Bestellung online in unserer Klartext Online-Druckerei auslösen und Ihre PDF-Datei bei uns hochladen, Ihre Daten in unserem Service-Center vor Ort in Göttingen in Auftrag geben oder bei kleinen Auflagen selbst vor Ort an SB-Rechnern und -Druckern ausdrucken.


Mehrere Dokumente oder Einzelseiten zu einem PDF-Dokument zusammenfügen

Falls Sie Ihr Dokument in mehreren Einzeldokumenten z.B. kapitelweise erstellt haben, wandeln Sie diese bitte alle, wie in unserer Anleitung Word zu PDF beschrieben, in korrekte PDF-Dateien um. Nun laden Sie sich ein kostenloses Programm zum Zusammenfügen verschiedener PDFs herunter. Wir empfehlen Ihnen PDFsam, da es leicht zu bedienen ist und gute Ergebnisse liefert  (PDFsam herunterladen).